Glosario

Archivo

Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administración Central [Ministerios], periféricos [Secretarías Regionales Ministeriales], judiciales, etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, regionales, municipales, etc. En función de la personalidad jurídica de la institución productora: públicos y privados. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos. La institución cultural donde se reúnen, conserva, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. El archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos.

Caja (de archivo)

Contenedor, generalmente de cartón que sirve para la conservación de una o varias unidades documentales, constituyendo así una unidad de instalación.

Catastro

Instrumento de control que a lo menos identifica nombre, tamaño, fechas y estado de conservación de las series documentales existentes, según la estructura orgánica del productor documental.

Clasificación

Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo.

Conservación

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Depósito

Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística

Documento de archivo

Expediente

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas

Son aquellas que indican el momento de inicio y final de un expediente, (serie y/o fondo documental).

Fondo

Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producida orgánicamente y/o acumulada y utilizada por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades como productor.bibliotecas.uc.cl

Instalación

Ubicación de las unidades de conservación en el depósito, previa organización del espacio.

Legajo

Atado de documentos a veces protegido por tapas de cartón, con lo que forma una unidad de instalación. (Ejemplo: conjunto de expedientes de causas judiciales ordenados por número de rol y año y unidos mediante una cinta de algodón o algún medio que prevenga daños en el soporte papel).

Ordenación

Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.

Organismo Productor

Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus competencias genera un fondo documental.

Organización

Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación. Incluye las fases de clasificación y ordenación.

Principio de Procedencia

Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen.

Serie Documental

Son el testimonio documental y continuado de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una función. Las series representan continuidad en el tiempo y repetición en los tipos o en la información

Soporte

Materia física en la que se contiene o soporta la información registrada; por ejemplo tableta de barro, papiro, papel, pergamino, película, cinta magnética, disco compacto, entre otros.

Sub-Fondo

Es una subdivisión del fondo, identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. El Sub-Fondo o Sección de Fondo es, pues, el conjunto de documentos generados en razón de la actividad de esa subdivisión orgánica o funcional.

Tipo Documental

Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte es homogéneo (por ejemplo, Decretos Supremos).

Transferencia

Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas.

Unidad de Conservación

Instalación Es la formada por una o varias unidades documentales homogéneas reunidas para su conservación y colocación en el depósito en carpetas, legajos, cajas y volúmenes, identificados con un código único dentro del Fondo.

Unidad Documental Compuesta o Expediente

Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

Unidad Documental Simple

Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo: una carta, un informe, una fotografía, una grabación sonora.