Reglamento del Archivo

ART 1°

El presente Reglamento constituye el conjunto de normas que regulan el Archivo Histórico de la Pontificia Universidad Católica de Chile.

ART 2°

El Archivo Histórico está integrado por colecciones de documentos, de carácter permanente, que contienen información registrada en diversos soportes (papel, imágenes fijas, etc.); e inventarios de objetos de valor que constituyen patrimonio artístico y cultural de la Universidad.

Las colecciones pueden ser: oficiales o personales; de circulación pública o restringida. Se entenderá por colección oficial aquella documentación que emane de la actividad de la Universidad en el cumplimiento de su misión; y aquella que tiene su origen en las actividades de las autoridades estatutarias y reglamentarias de la Universidad, en cumplimiento de las atribuciones de sus cargos.

Se entenderá por colección personal aquella documentación perteneciente a personas o instituciones, ligadas a la Universidad como, asimismo, el testimonio de personas cuya relación contribuya a enriquecer el patrimonio histórico de la Universidad.

Los documentos oficiales y personales de circulación pública, son de libre acceso.

Será facultad de Dirección de Bibliotecas UC declarar qué documentación restringida pasará a ser pública por efecto de su política de transferencia, antigüedad u otro criterio.

ART 3°

El Archivo conservará la memoria colectiva de la Universidad, como parte del patrimonio cultural del país, y dará acceso a la información que de ella emane.

Como centro de conservación, el Archivo debe obtener, conservar y proteger las diversas colecciones.

Como centro de información, deberá permitir el acceso a las colecciones del Archivo, y atender consultas de interés general y particular.

ART 4° Del Tipo de Documentos

Integrarán el Archivo las siguientes colecciones:

1. Guiones, manuscritos editados por la Universidad, a través de sus unidades académicas, en razón de sus actividades regulares de docencia, extensión, creación artística, científica y tecnológica; de programas especiales de educación o investigación que la Universidad tenga.
2. Los estudios e informes analíticos que las distintas reparticiones de la Universidad editen.
3. Los estatutos y reglamentos de facultades, sedes regionales, escuelas, institutos, fundaciones, institutos anexos y organismos dependientes de la Universidad.
4. La cuenta anual del Rector, de las autoridades académicas y administrativas.
5. Los convenios suscritos por la Universidad, según lo disponga el Rector.
6. Las actas de la Universidad y de las comisiones de la Universidad.
7. Los currículos correspondientes a los planes de estudio de las carreras impartidas por la Universidad.
8. Los planos y documentos relativos a los bienes inmuebles de la Universidad.
9. Las fotografías producidas por las entidades que la universidad tiene para este efecto que registren actividades, personas e infraestructura.
10. Las microfichas que contengan documentos universitarios.
11. Registros financieros y contables: balances, presupuestos, etc..
12. Correspondencia: cartas, oficios, circulares, memorandos, etc.
    

ART. 5° De la Colección de Documentos

1. La formación y actualización de las colecciones se efectuará a través del Programa de Gestión de Documentos y del Programa de Archivo Histórico, de acuerdo con las definiciones en el Manual de Procedimientos del Sistema de Bibliotecas.
2. La Dirección de Bibliotecas UC, a través de su  Biblioteca de Humanidades, tendrá la facultad de destruir documentos en los siguientes casos:
   1. Prescripción.
   2. Duplicación de documentos.
   3. No cumplen con los criterios de valorización definidos en el Manual de Procedimientos de la Dirección del Sistema de Bibliotecas.
   4. Documentos con deterioro considerable y peligro de contagiar otros documentos.
3. La Dirección Bibliotecas UC , a través de su Biblioteca de Humanidades, controlará el inventario de objetos de valor -cuadros, esculturas, muebles, etc. desde su recepción en 2013.
   Lo anterior implica:
   1. Identificación
   2. Descripción
   3. Inventario
   4. Control de ubicación

Se entiende que son válidas para los objetos de valor todas las disposiciones generales del presente Reglamento.

El archivo es de carácter abierto y su colección se acero está disponible  a través de la página web de Archivo Histórico. Los documentos digitalizados tienen un timbre de agua que identifica la propiedad de la UC sobre ellos.

Los usuarios pueden acceder a la documentación presencialmente, para ello deben enviar una solicitud al correo electrónico : contactoarchivohistorico@uc.cl para agendar la visita indicando el o los años que desea revisar.

ART. 6° De la Responsabilidad Sobre los Documentos

La Dirección de Bibliotecas a través de su Biblioteca de Humanidades, como depositaria de la memoria colectiva y centro de información, será responsable de:

1. La conservación física y la custodia de los documentos del Archivo.
2. La confidencialidad de sus contenidos, cuando corresponda.
3. La prescripción de medidas de acceso a la documentación, según las disposiciones contenidas en el Título II art.5 b.1 del presente Reglamento.